Google Docs en la investigación

¿Cómo aprovechar las oportunidades de la Web 2.0 en el trabajo diario de un grupo de investigación? Aquí voy a tratar de las aplicaciones ofimáticas web, poniendo como ejemplo Google Docs. Por citar otra gente que ya a realizado este experimento, enlazo a un par de artículos de Roke, que me queda a mano. He aquí un buen ejemplo práctico de uso de Google Docs en docencia, y una estupenda idea, que desafortunadamente Roke no pudo llevar a cabo (¿todo se andará?). Primero voy a describir rápidamente lo que se puede hacer con Google Docs, y luego pondré algunos ejemplos de su uso en un grupo de investigación. Por si os interesa ahondar en las posibilidades de estas aplicaciones, siempre podéis echar un vistazo al blog de Google Docs.

Google Docs (a partir de ahora, GDocs) es una suite ofimática gratuíta que permite producir documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. La particularidad de estas aplicaciones es que se ejecutan vía web, en el navegador del usuario. Los documentos se guardan realmente en los servidores de Google, no en el ordenador del usuario (pero... ver más abajo). Como no me voy a dedicar a describir sus funcionalidades al detalle, os dejo un enlace a un breve tutorial. Hay otras suites ofimáticas gratuítas con funcionalidades similares (en algunos casos más avanzadas), como Zoho o ThinkFree, y que se podrían utilizar con los mismos fines, pero, de momento, prefiero GDocs por su rapidez y simplicidad. Os enlazo a una de las muchas comparativas sobre este tipo de aplicaciones, donde se describen algunos pros y contras de cada uno.

¿Qué puede aportar un sistema como GDocs a un grupo de investigación? Si bien cada usuario puede tener sus propias aplicaciones ofimáticas en su ordenador (eh, ¿ya has echado un vistazo a OpenOffice?), los distintos miembros pueden realizar parte del trabajo en GDocs, aprovechando las ventajas colaborativas que ofrece.

La primera ventaja de GDocs es su universalidad. Cualquiera puede crearse una cuenta gratuita en GDocs, con sólo tener una cuenta de e-mail. De hecho, si tienes una cuenta de Gmail puedes acceder sin más a GDocs. Una vez activada la cuenta, el único requisito para usar las aplicaciones es tener un navegador web compatible, siendo independiente del sistema operativo o aplicaciones instaladas en el ordenador. GDocs permite exportar los documentos en numerosos formatos (PDF, MS Office, el estándar ISO OpenDocument).

La segunda razón para usarlo es su simplicidad. Las aplicaciones de GDocs son relativamente simples si las comparamos con las aplicaciones ofimáticas típicas, y no permiten crear documentos complejos. Sin embargo, esto es una ventaja, ya que permite un aprendizaje relativamente rápido y facilita el concentrarse en el contenido, y no tanto en el formato. Además, esto se traduce en que, en general, GDocs vaya bastante ligero. Una vez acabado el trabajo, lo podemos descargar en nuestro ordenador y formatearlo a nuestro gusto.

Sin embargo, el auténtico poder de las aplicaciones web reside en las posibilidades de colaboración entre miembros de un grupo. Todo documento puede compartirse con otros usuarios de GDocs. Esto supone que varios usuarios puedan editar un documento sin tener que mandárselo unos a otros. Se acabó el lío de versiones, de e-mails sin adjunto, o con el adjunto equivocado. Los documentos corregidos por distintos revisores, en los que hay que casar las revisiones de cada uno... no hay problema, el documento se comparte y la edición múltiple o la edición y revisión simultáneas se hacen realidad. Una vez compartido un documento, los colegas lo verán aparecer en su listado de documentos de GDocs, junto con una lista de los usuarios con los que están compartiéndolo. Cualquier cambio realizado al documento se verá inmediatamente reflejado en las cuentas de los otros usuarios, y si entramos en un documento que está siendo utilizado por otro, veremos un aviso informándonos qué usuarios están realizando cambios en él.

Además, cada documento cuenta con un historial de revisiones. Cada vez que se guarda un documento (lo cual ocurre automáticamente cada pocos minutos), se crea una entrada en este historial, permitiendo saber el momento y quién lo editó. Se puede volver a una versión anterior, así como comparar dos versiones (los cambios de cada editor aparecen con colores distintos).


Por supuesto, GDocs permite también enviar el documento por e-mail (directamente desde el navegador), o mandar mensajes a los colaboradores, todo con un par de clicks. Se echa de menos alguna característica más, como un chat integrado en el documento (para discutir con los colaboradores mientras se edita), pero siempre se puede echar mano de otras herramientas (y no olvidemos que Gmail permite chatear con otros usuarios via web).

Recientemente, GDocs se integró con Google Gears, un proyecto que permite que las aplicaciones web interaccionen con el ordenador en el que se están ejecutando. Esto ha dotado a GDocs de un modo offline, de tal manera que una copia de los documentos queda guardada localmente, en el ordenador del usuario. Esto puede ayudar a mucha gente a sentirse más segura trabajando con este sistema, sabiendo que sus documentos están en su propio ordenador. No obstante, se trata de un cambio de mentalidad, ya que lo más seguro es almacenar los documento en varios servidores remotos, lo cual los pone a salvo incluso de catástrofes naturales (y esto es lo que hace automáticamente GDocs).

Como se ve, la mayor ventaja de este sistema es la posibilidad de compartir documentos y editarlos, reflejándose los cambios en las cuentas de los otros usuarios sin necesidad de enviar los documentos activamente. Se acabó el que varias personas estén trabajando en el mismo documento y que unos tengan que esperar a que otros acaben para contribuir al documento. Además, el control de versiones se hace mucho más eficaz. Por supuesto, esta no es una solución universal para los grupos de investigación, que podrían requerir herramientas más potentes. Sin embargo, para muchas aplicaciones podría ser más que suficiente.

Por ejemplo, en mi caso yo lo utilizo para crear protocolos experimentales. Al crear un nuevo protocolo, ya compartido con mis compañeros de grupo, generalmente hago una copia de otro ya creado e indico que quiero copiar los colaboradores. De esta manera, mis colegas encuentran un nuevo protocolo en sus cuentas, y pueden empezar a colaborar inmediatamente.

El resultado es que los protocolos utilizados por el grupo (incluyendo formularios, notas técnicas, etc.) están disponibles para todos por igual. Se acabó el que medio grupo esté utilizando un protocolo desfasado creyendo que es la copia buena. Además, los protocolos y los diseños experimentales pueden prepararse realmente entre todos: alguien puede estar preparando un protocolo muy lejos del laboratorio y no saber el número de catálogo de un reactivo, pero entonces un compañero puede entrar en GDocs y añadir esa información, o corregir un error, ¡y el primero recibe los cambios inmediatamente!

A propósito, una cosa que facilita mucho el trabajo es tener una cuenta de Gmail asociada, y aprovechar su libreta de contactos para almacenar los e-mails de la gente con la que colaboramos. Como se pueden crear grupos con esos e-mails, yo aprovecho para tener varios grupos, uno con todos los miembros de mi grupo de investigación, y otros los voy creando dependiendo de los temas en los que me voy metiendo (un contacto se puede meter en varios grupos). Al iniciar un nuevo documento, lo que hago es seleccionar el grupo pertinente desde la libreta de contactos, en vez de añadir los colaboradores uno a uno.

Otra aplicación que le estoy dando a GDocs es la redacción de artículos científicos entre varios miembros del equipo. En estos momentos estamos realizando una revisión sobre uno de los temas que estamos estudiando, y yo soy el coordinador. He asignado distintas tareas a cada colaborador, creando un documento para cada sección de la revisión, de manera que sólo haya que ir añadiendo contenido, y manteniendo la parte de formato al mínimo. He compartido todas las secciones con todos los colaboradores, para que quien quiera pueda aportar o revisar otras secciones que no sean las asignadas. Una vez terminadas todas las secciones, mi intención es copiar el contenido a un documento LaTeX, donde me ocuparé de la maquetación final y el formato (casi automático). Para la bibliografía, me basta con que cada cual me indique con formato autor-año dónde irá cada cita y que me la peguen al final de cada sección (una ligera edición por mi parte, y BibTeX y natbib se ocupan de todo lo demás).

Desgraciadamente, el éxito ha sido sólo parcial: casi nadie ha sido capaz de aprovechar la ventaja de GDocs para compartir la edición de documentos. El método estándar ha sido escribir el texto en un procesador de textos y, como mucho, copiarlo posteriormente en GDocs, con lo cual la descoordinación (varias personas trabajando sobre la misma sección pero en documentos distintos, escribiendo sobre lo mismo más la tarea extra de fusionar los textos) ha sido la de siempre. Y no me he librado de otros autores mandando los documentos por e-mail, en vez de subirlos a GDocs. Pero esto nos metería en una reflexión sobre la brecha digital.

Cambiando de aplicación, la capacidad de GDocs para manejar hojas de cálculo de, Google Spreadsheets, puede ser muy útil en la recogida de datos, especialmente cuando hay varios colegas implicados. Spreadsheets tiene una buena selección de fórmulas, con lo cual se pueden preparar plantillas para resolver problemas comunes en el laboratorio (desde diluciones sencillas hasta la lista completa de pesos y volúmenes a utilizar en un experimento, teniendo sólo en cuenta el número de replicados ha realizar). Y estas plantillas siempre estarán actualizadas para todos los que accedan a ellas desde GDocs, no más "ups, he utilizado la plantilla versión 3, cuando estamos usando el protocolo versión 4, porque se me olvidó copiarla a mi ordenador".

Lo dicho no quita que otros encuentren GDocs inapropiado, como he dicho antes, y prefieran otras tecnologías Web 2.0, como los wikis (una buena opción para el caso de los protocolos). Sin embargo, el parecido de GDocs con las típicas aplicaciones ofimáticas y su asociación con Google y Gmail podrían facilitar su uso a usuarios con poca experiencia y conocimientos en la Web 2.0. En el futuro, espero ahondar en otras herramientas que me han sido útiles (por ejemplo, el uso de Google Calendar para coordinar las actividades del grupo de investigación).